Tietosuoja- ja rekisteriseloste
Imaqen Oy sitoutuu suojaamaan palveluidensa käyttäjien yksityisyyttä EU uuden tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
Käyttäjä hyväksyy tämän tietosuojakäytännön ehdot käyttämällä sivustojamme. Käyttäjä antaa sivustoa käyttäessään Imaqen Oy:lle suostumuksen sivustoon liittyvien evästetiedostojen käyttöön ja tallentamiseen.
REKISTERINPITÄJÄ
Imaqen Oyj (Y-tunnus: 2767645-7)
Pohjoisranta 6
Liikehuoneistot C-D
00170 Helsinki
REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ
Hannele Palm
Puhelin 040-8445533
Sähköposti hannele.palm@imaqen.com
REKISTERIN NIMI
Imaqen Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri
REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
1) Kaupalliset tiedotteet: tarjousten ja uutiskirjeiden lähettäminen henkilöille, jotka ovat on antaneet Imaqen Oy:lle markkinointiluvan (sähköisesti tai paperilla)
2) Kaupallis-tekniset tiedotteet: henkilö tai yritys on ostanut Imaqen Oy:n tuotteita tai palveluita (huolto-, konsultointi-, käyttökoulutus) ja/tai osallistuu Imaqen Oy:n järjestämiin tilaisuuksiin ja koulutuksiin
2) Hallinnointi: asiakasrekisterin ylläpitäminen sekä asiakkaiden tilausten arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen. Tietoja voidaan käyttää Imaqen Oy:n toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme.
Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Rekisterin käyttötarkoitus on Imaqen Oy:n uutis- ja kampanjakirjeiden lähettäminen, asiakasrekisterin ylläpitäminen sekä asiakkaiden tilausten arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen. Tietoja voidaan käyttää Imaqen Oy:n toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
Rekisterin tietoja voidaan käyttää Imaqen Oy:n omissa rekistereissä mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Imaqen Oy saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita. Osa rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan Imaqen Oy:n asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.
Imaqen Oy:llä on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämät tiedot sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan esim. postitustarroja suoramainoksiin. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä Imaqen Oy:lle sähköpostitse info@imaqen.com tai rekisterinhoitajalle.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, julkisilta verkkosivuilta, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- henkilön etu- ja sukunimi
- asema yrityksessä/osasto
- yrityksen nimi
- toimiala
- sähköpostiosoite
- postiosoite
- puhelinnumero
- evästeiden kautta kerättävät tiedot
- tiedot henkilön ilmoittamista markkinointiluvista ja -kielloista
- käsitellyt tarjoukset/tilaukset/ostettujen laitteiden sarjanumerot/kuvaus palveluista/koulutuksista
TIETOJEN LUOVUTUS
Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan Imaqen Oy:n käytössä, paitsi Imaqen Oy:n käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi. Tietoja ei kuitenkaan luovuteta Imaqen Oy:n ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden omaan käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole Imaqen Oy:n tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
REKISTERIN SUOJAUS
Rekisteriä ei luovuteta sivullisille. Rekisteri sijaitsee GDPR yhteensopivassa sähköisessä arkistossa, jonka luku ja käyttöoikeus on tarkoin rajattu. Henkilökohtaisia tietoja sisältäviä rekisterejä käsittelevät vain henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävien suorittamiseen. Fyysiset listat, jos niitä on, säilytetään lukitussa tilassa.
TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).