Tietosuoja- ja rekisteriseloste

24.5.2018, Versio 1.0

Imaqen Oy sitoutuu suojaamaan palveluidensa käyttäjien yksityisyyttä EU uuden tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

Käyttäjä hyväksyy tämän tietosuojakäytännön ehdot käyttämällä sivustojamme. Käyttäjä antaa sivustoa käyttäessään Imaqen Oy:lle suostumuksen sivustoon liittyvien evästetiedostojen käyttöön ja tallentamiseen. Evästeiden avulla kerätyn tiedon ansiosta voimme tarjota ja kehittää sinulle parempia palveluja: sujuvampi käyttökokemus, sivustojen toiminta, sisältöön liittyvät suositukset ja sinua kiinnostavan mainonnan parempi osuvuus. Evästeitä käytetään myös kävijämittaukseen. Lue lisää evästeistä.

REKISTERINPITÄJÄ

Imaqen Oyj (Y-tunnus: 2767645-7)

Pohjoisranta 6

Liikehuoneistot C-D

00170 Helsinki

 

REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Hannele Palm

Puhelin 040-8445533

Sähköposti hannele.palm@imaqen.com

 

REKISTERIN NIMI

Imaqen Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri

 

REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

1) Kaupalliset tiedotteet: tarjousten ja uutiskirjeiden lähettäminen henkilöille, jotka ovat on antaneet Imaqen Oy:lle markkinointiluvan (”opt-in” sähköisesti tai paperilla)

2) Kaupallis-tekniset tiedotteet: henkilö tai yritys on ostanut Imaqen Oy:n tuotteita tai palveluita (huolto-, konsultointi-, käyttökoulutus) ja/tai osallistuu Imaqen Oy:n järjestämiin tilaisuuksiin ja koulutuksiin

2) Hallinnointi: asiakasrekisterin ylläpitäminen sekä asiakkaiden tilausten arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen. Tietoja voidaan käyttää Imaqen Oy:n toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme.

 

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisterin käyttötarkoitus on Imaqen Oy:n uutis- ja kampanjakirjeiden lähettäminen, asiakasrekisterin ylläpitäminen sekä asiakkaiden tilausten arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen. Tietoja voidaan käyttää Imaqen Oy:n toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Rekisterin tietoja voidaan käyttää Imaqen Oy:n omissa rekistereissä mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Imaqen Oy saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita. Osa rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan Imaqen Oy:n asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.

Imaqen Oy:llä on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämät tiedot sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan esim. postitustarroja suoramainoksiin. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä Imaqen Oy:lle sähköpostitse info@imaqen.com tai rekisterinhoitajalle.

 

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, julkisilta verkkosivuilta, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

 

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

  • henkilön etu- ja sukunimi
  • asema yrityksessä/osasto
  • yrityksen nimi
  • toimiala
  • sähköpostiosoite
  • postiosoite
  • puhelinnumero
  • evästeiden kautta kerättävät tiedot
  • tiedot henkilön ilmoittamista markkinointiluvista ja -kielloista
  • käsitellyt tarjoukset/tilaukset/ostettujen laitteiden sarjanumerot/kuvaus palveluista/koulutuksista

 

TIETOJEN LUOVUTUS

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan Imaqen Oy:n käytössä, paitsi Imaqen Oy:n käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi. Tietoja ei kuitenkaan luovuteta Imaqen Oy:n ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden omaan käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole Imaqen Oy:n tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

 

REKISTERIN SUOJAUS

Rekisteriä ei luovuteta sivullisille. Rekisteri sijaitsee GDPR yhteensopivassa sähköisessä arkistossa, jonka luku ja käyttöoikeus on tarkoin rajattu. Henkilökohtaisia tietoja sisältäviä rekisterejä käsittelevät vain henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävien suorittamiseen. Fyysiset listat, jos niitä on, säilytetään lukitussa tilassa.

 

TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

EVÄSTEET

Käytämme verkkosivustollamme evästeitä (engl. Cookies). Eväste on kirjaimia ja numeroita sisältävä pieni tiedosto, jonka tallennamme tietokoneeseesi, mikäli sallit sen. Evästeet auttavat meitä erottamaan sinut muista sivustollamme kävijöistä, antamaan sinulle parhaan mahdollisen kokemuksen selatessasi sivustoamme ja parantamaan toimintaamme.

Evästeet tekevät käynnistäsi verkkosivustollamme miellyttävämpää seuraavilla tavoilla:

  • Asetukset jäävät muistiin, joten sinun ei tarvitse määrittää niitä uudelleen siirtyessäsi uudelle sivulle.
  • Antamasi tiedot (esimerkiksi postinumero) jäävät muistiin, joten sinun ei tarvitse kirjoittaa niitä uudelleen.
  • Tapaasi käyttää verkkosivustoa analysoidaan, jotta sivusto toimisi paremmin juuri sinulle, löytäisit etsimäsi helposti ja sivusto vastaisi sinun käyttötarpeitasi.
  • Mainontamme tehokkuutta mitataan.

Sivuston käytön mittaaminen

Sivustomme hyödyntää verkkosivuston käytön analysoimisessa seuraavia palveluita: Google Analytics ja Hotjar.

Käytämme näitä palveluita kerätäksemme tietoja siitä, miten kävijät käyttävät tätä sivustoa. Keräämme tietoja varmistaaksemme, että sivusto vastaa käyttäjien tarpeita ja löytämään parannuskohteet.

Google Analytics tallentaa tietoja siitä, millä sivuilla käyt, kuinka kauan viivyt sivustolla, mitä kautta tulit sivustolle ja mitä linkkejä klikkaat. Emme kerää tai tallenna nimeäsi tai osoitettasi, joten tällaista tietoa ei voida käyttää henkilöllisyytesi selvittämiseksi. Emme salli Googlen käyttää tai jakaa analyysidataamme.

Mikäli et halua, että Google Analytics tallentaa tietojasi, voit tutustua seuraavaan työkaluun tämän estämiseksi: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/.

Hotjarin yksityisyydensuojaa koskevat tiedot löydät täältä: https://www.hotjar.com/privacy. Mikäli et halua, että Hotjar tallentaa tietojasi, voit valita selaimen asetuksista kohdan ”Do Not Track”.

Käyttökokemuksen parantaminen evästeiden avulla

Evästeiden avulla voimme parantaa verkkosivustomme käyttömukavuutta. Käytämme evästeitä rekisteröidäksemme, mitataksemme ja kehittääksemme asiakaskohtaista sähköpostimarkkinointiamme. Mikäli olet valinnut, että haluat vastaanottaa meiltä sähköposteja, evästeet

  • auttavat tunnistamaan sinut seuraavalla käyntikerrallasi sivustollamme, joten sinun esimerkiksi ei tarvitse täyttää tietojasi uudestaan lomakkeisiin
  • auttavat tunnistamaan sinut, jos vastaat lähettämäämme sähköpostiviestiin
  • ymmärtävät sinua eniten kiinnostavat kohteet verkkosivustollamme, joten voimme lähettää sähköpostitse juuri sinulle räätälöityä sisältöä.

Evästeiden hallinta

Voit halutessasi estää evästeiden käytön muuttamalla internet-selaimesi asetuksia. Evästeiden käytön estäminen voi kuitenkin vaikuttaa tämän sivuston toimivuuteen. Käyttämällä sivustoa käyttäjä antaa suostumuksensa edellä kuvatulla tavalla tapahtuvalle tietojen käsittelylle. Useimmissa selaimissa on mahdollisuus käyttää asetusta, joka estää tietokonettasi hyväksymästä evästeitä. Tämä saattaa vaikuttaa haitallisesti sivuston käyttökokemukseen, sillä silloin osa tämän sivuston (ja muiden sivustojen) toiminnoista ei välttämättä toimi oikein.

Alkuun